‘Er gaat nog weleens wat mis bij (ver)bouwen’

Planningen die niet goed worden afgestemd, onbetrouwbare leveringen van producten en materialen, ruis in de communicatie en revisietekeningen die niet blijken te kloppen: er kan veel misgaan in een bouwproces. Om die reden schakelde Maria Pieters, Senior bouwmanager van de gemeente Amsterdam, Versluis in als voorzitter voor risicoanalysesessies voor de gebouwtransformatie van een voormalig bankgebouw naar een nieuwe internationale school: “Met deze sessies trachten we, vanuit de invalshoek van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer, de risico’s in beeld te krijgen die de meeste impact kunnen hebben op het proces en het resultaat en door de juiste beheersmaatregelen te benoemen en uiteindelijk ook te treffen, de risico’s te minimaliseren.” 

“Er is geen enkel bouwproces waar niet iets misgaat”, durft Maria Pieters te stellen. “Daarom zou ik bij elk bouwproject een risicoanalysetraject starten. Het traject houdt in dat we ook gedurende het gehele bouwproces elke twee maanden bij elkaar komen voor een sessie”, vertelt Pieters. “De sessies bereid ik samen met de aannemer en Albert Versluis goed voor qua opzet en proces, zodat het geen verkapte bouwvergadering wordt, waarbij we vervallen in details. Tijdens de sessies, waar ook de projectleiders en de directievoerder aanwezig zijn, bespreken we welke risico’s er gepasseerd zijn en mogelijk nog volgen, waarna we in gezamenlijkheid de juiste beheersmaatregelen vaststellen en hierdoor risico’s kunnen minimaliseren door proactief op te treden.”

Wat mis kan gaan
“Wat er allemaal mis kan gaan? Dat is nogal wat”, vertelt Maria Pieters: “Denk bijvoorbeeld aan de uitloop van een oplevering, waardoor een adequate afstemming van de planning van de bouwer en de gebruiker - die tijdig wil inhuizen - van wezenlijk belang is. Of vertraging van cruciale leveringen, zoals onderdelen van de gebouwinstallatie. Een aannemer moet in deze tijden ook goede contractafspraken maken en beseft door deze sessies dat hij zijn onderaannemers hier ook op moet wijzen.” Maria vervolgt: “Soms probeert de gebruiker teveel ruimte in te nemen in het wijzigen van de contractafspraken. Dan moet je dus beter aan verwachtingsmanagement doen en in gesprek met de aannemer: wat kan planningstechnisch wel en wat niet, en wat betekent dit ook financieel. Afspraken over communicatie zijn ook heel belangrijk. In de hectiek kunnen lijntjes ineens anders gaan lopen, maar dat kan veel storing geven en voor onduidelijkheid en misverstanden zorgen met bijbehorende consequenties.” 

Bekend
“Een groot voordeel is dat Versluis ook betrokken was bij de nieuwbouw van de internationale school die eind vorig jaar werd opgeleverd in Amsterdam, toen als directievoerder. Dat was een heel prettige samenwerking, ik werd echt ontzorgd”, vertelt Maria Pieters. “Nu Albert ons kent, weet welke belangen wij als gemeente behartigen en ook de gebruiker en de technische risico’s kent, kan hij tijdens de risicoanalysesessies goed doorvragen en structureren. Door zijn manier van vraagstelling komen we ook tot risico’s waar we anders niet aan hadden gedacht.”

Gezamenlijk doel
“Een onafhankelijke voorzitter die niet betrokken is bij het bouwproces, maar wel relevante uitvoeringservaring heeft, zoals in dit geval Albert Versluis, is ontzettend belangrijk voor dit traject”, besluit de bouwmanager. “Als de directievoerder van de bouw deze rol op zich neemt, kan een aannemer zich benadeeld voelen. Nu dragen de risicosessies juist bij aan de teamspirit. Als iedereen het gevoel heeft dat er met man en macht gewerkt wordt aan een voorspoedig bouwproces, dan zorgt dat voor verbondenheid en een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel. We hebben tenslotte allemaal hetzelfde doel: het opleveren van een mooi en technisch goed functionerend schoolgebouw, volgens planning en binnen budget.”